… en ineens realiseer jij je dat je de meeste ochtenden naar kantoor rijdt om daar te gaan e-mailen met een collega die ook naar een kantoor is gereden om daar met jou te kunnen e-mailen. Om 17.00 uur zit je nog midden in een vergadering en ineens doemt het beeld van je kind bij je op dat met zijn jasje aan en rugzakje om al klaar zit bij de afhaaldeur van de crèche. Terwijl het zweet je op de rug begint te kruipen realiseer je je ook dat je man vandaag niet even in kan springen omdat hij voor zijn werk aan de andere kant van het land zit. Stress! Hoe kom je ertoe om ‘anders’ te willen gaan werken? Marianne Sturman, oprichter van Het Nieuwe Werken-bedrijf Moneypenny, was het meer dan zat om zich in bochten te moeten wringen om werk en privé relaxed en productief geregeld te krijgen en ging op zoek naar frisse alternatieven.

Grondlegger van Het Nieuwe Werken

Bill Gates, de CEO van Microsoft Corporation, is met zijn whitepaper “Digital Workstyle: The New World of Work” (mei 2005) (download hier) een van de grondleggers van het gedachtegoed dat we sindsdien in Nederland ‘Het Nieuwe Werken’ noemen. In zijn stukt legt Gates een toekomstvisie neer over de manier waarop mensen in de toekomst zullen werken en samenwerken. Het is zijn overtuiging dat het (maatschappelijke) belang van kenniswerkers (information workers) steeds groter zal worden. Hij zegt daarover het volgende:

“Microsoft believes that the ability of organizations to embrace change, uncertainty and opportunities in the global economy are directly related to the empowerment of information workers at all levels of the organization. Empowering information workers means more than just giving them more software and more training. It means making it easier for them to bring their unique talents, experience and judgment to bear in situations where they can make an impact. It means making collaboration with colleagues down the corridor or around the world as natural as working alone. It means making access to information secure, ubiquitous and unobtrusive. It means simplifying the process of turning mountains of raw data into actionable intelligence, and closing the gap between simple information and productive action.” (New World of Work.)

Bricks, bytes, behavior

In Nederland is Theo Rinsema, nu voormalig CEO, bij Microsoft Nederland een van de drijvende krachten geweest achter hun ‘reis’ naar Het Nieuwe Werken. De Engelse termen ‘bricks, bytes en behavior’ worden veel gebruikt in de context van Het Nieuwe Werken. Het gaat dan om huisvesting, techniek en gedrag. Het kantoor is een sociaal bindmiddel (bricks), de technologie biedt de mogelijkheden (bytes) en de mens zorgt mét de bouwstenen van dit model met zijn gedrag en houding voor een cultuuromslag (behavior). Binnen de bricks zijn er wisselwerkplekken, concentratiezones, vergaderplekken voor kleine gezelschappen en grote groepen en loungeplekken. Mensen kiezen een plaats van werken die past bij de uitvoering van zijn taken. Een enorme omslag in denken en doen! De ict en technologie ondersteunen dit flexibele werken. Lees hier de case study, die is zeer de moeite waard! De denkfout die wordt gemaakt door bedrijven die willen overschakelen op Het Nieuwe Werken is dat de bricks op één vaste plaats moeten liggen.

Waar slaan organisaties bij de invoering van Het Nieuwe Werken de plank mis

Bill Gates nog een keer: Als organisaties 100% digitaal (lees: werkplek onafhankelijk) georganiseerd zouden zijn en medewerkers alle kennis en informatie die nodig zijn om hun werk te doen zouden kunnen vinden, gebruiken en delen, dan zouden we met elkaar beter, efficiënter, productiever en duurzamer (samen)werken. Er zouden geen kantoren nodig zijn, want alle communicatiemiddelen die we tot onze beschikking hebben maken het maar in een fractie van het totaal aantal fysieke vergaderingen nodig om elkaar face2face te zien. En waarom zouden we elkaar moeten ontmoeten op het kantoor van het bedrijf? Dat kan toch op iedere plek die handig is voor de deelnemers aan het betreffende overleg, gesprek of brainstormsessie?

De belangrijkste reden dat bedrijven en instellingen de plank misslaan bij implementatie van Het Nieuwe Werken is dat ze het kantoor nog steeds als uitgangspunt hanteren bij de organisatie van werk. Het prachtige bricks, bytes, behavior-model wordt bij veel organisaties uit zijn verband gerukt door een focus op de bricks ten koste van de bytes en behavior. Verreweg de grootste investering – en aandacht − gaat meestal zitten in het ombouwen van het kantoor naar een hippe flexwerklocatie die per saldo minder kost omdat het aantal vierkante meters sterk wordt teruggebracht. Klassiek is een thuiswerkbeleid dat medewerkers dicteert hoeveel ze van hun tijd buiten de muren van het kantoor mogen werken. De achterliggende reden van een dergelijk beleid is dat de meeste leidinggevenden niet weten hoe ze resultaatgericht moeten sturen en werken, omdat ze graag willen blijven sturen op aanwezigheid. Daarnaast vormen vergaderingen en de gesprekken bij de koffieautomaat nog steeds belangrijke manieren om kennis en informatie te delen. Zo wordt Het Nieuwe Werken eerder een gedrocht, met klagende medewerkers die zich in de supermoderne kantoortuin niet meer kunnen concentreren (en geef ze eens ongelijk), dan een vernieuwende, inspirerende manier van werken en samenwerken.

Wanneer de 9-5 kantoorkaders losgelaten worden en medewerkers meer zeggenschap krijgen over plaats en/of tijd van werk, heeft dit een positief effect op de arbeidsparticipatie. Uit onderzoek van Pascale Peters van de Radboud Universiteit Nijmegen (2011) blijkt dat als er ruimte is voor flexibel werken, een bepaalde groep hoogopgeleide vrouwen bereid is om tot maar liefst 35% meer uren per week te werken. (Ref 1)

Werken waar en met wie je wilt

Laten we wel wezen, 80-90% van het werk dat we op kantoren uitvoeren kan any time, any place worden gedaan. We zien dat nu al gebeuren op stations: studenten, zakenlieden en zzp’ers kunnen bijvoorbeeld bij Seats2Meet ontmoetingsruimte huren op station Amersfoort, en ook op de stations Amsterdam en Rotterdam kun je een uurtje werktijd boeken via internet. Uiteindelijk zullen organisaties zich gaan realiseren dat het kantoor zoals we dat nu kennen juist een beperkende factor is voor groei en innovatie. Net als tussen landen, zullen de grenzen tussen bedrijven en instellingen vervagen en zal er vrij verkeer ontstaan van mensen en kennis. De netwerkgedachte zoals we die kennen staat in de kinderschoenen. Het Nieuwe Werken zal verder uitgroeien naar een wereld waarin bedrijven geen eigen kantoor meer hebben, maar een fysieke locatie sponsoren waar iedereen die dat wil, intern of extern, zijn of haar laptop mag openklappen en een kop koffie kan bestellen.

Verder lezen

Plezier in Het Nieuwe Werken? Randvoorwaarden voor ‘Werkgerelateerde Flow’ onder Nieuwe Arbeidscondities. Door: Pascale Peters, Thomas de Bruijn, Arnold Bakker en Beatrice van der Heijden.

Remote, Office Not Required. By Jason Fried and David Heinemeier Hansson.

These 7 Amazing Companies Let You Work From Anywhere. By Drew Hendricks.

Whitepapers Moneypenny